En el sector hotelero, alta ocupación no es necesariamente sinónimo de rentabilidad. Debemos aumentar las ventas a la vez que aumentamos los precios medios. Para ser realmente competitivos hoy en día, cualquier cadena de hoteles está obligada a aplicar técnicas y estrategias de revenue management avanzadas si quiere ver crecer su negocio y su cuenta de resultados de forma sostenida. No solo debemos incrementar las ventas, sino que la meta debe ser vender más y a mejor precio.
¿Qué es y para qué sirve el Hotel Revenue Management?
En la industria hotelera, tener una alta ocupación no siempre significa rentabilidad. Para ser verdaderamente competitivos en el mercado actual, es fundamental que las cadenas hoteleras apliquen técnicas y estrategias avanzadas de revenue management que les permitan aumentar las ventas y mejorar los precios promedio. Aunque existe una amplia oferta de tecnología de gestión hotelera disponible en la actualidad, puede resultar abrumador y confuso elegir el programa adecuado sin tener claros algunos conceptos clave. Es crucial asegurarse de comprender qué ofrece cada herramienta y qué se puede lograr con su ayuda.
Sin embargo, es innegable que el uso de software especializado capaz de generar informes y análisis personalizados puede tener un impacto significativo en los resultados de las empresas hoteleras. Mediante el control y el análisis constante de los datos, podemos alcanzar los resultados deseados.
La gestión y aprovechamiento de los datos que las cadenas hoteleras acumulan (o deberían acumular), combinados y cruzados con otras fuentes de datos internas o externas, son fundamentales para ser competitivos en un mercado globalizado. Como afirmó Maialen Carbajo, responsable de Google para el sector turístico en España y Portugal, durante el congreso Hospitality 4.0 2019: "Todas las empresas que venden directamente al consumidor tienen datos, pero en general no saben cuáles ni dónde los tienen. El reto, por tanto, es saber dónde los tienes, cómo los gestionas y cómo los aplicas a tu estrategia de marketing".
Es esencial comprender qué datos tenemos, a qué corresponden y cómo combinarlos para obtener conclusiones significativas. Como hoteleros, debemos tener claro qué información necesitamos para aumentar nuestras ventas o supervisar su estado.
El revenue management hotelero ayuda a predecir la demanda de los consumidores con el fin de optimizar la venta de todo el inventario y maximizar los precios, lo que a su vez incrementa el RevPAR y la rentabilidad de otros servicios e instalaciones (TrevPAR). Para ofrecer productos personalizados en el momento adecuado y a un precio competitivo, los equipos de ventas y marketing deben manejar grandes volúmenes de información confiable y actualizada en tiempo real, y estar preparados para tomar medidas proactivas en lugar de reactivas.
Sin duda, el desafío radica en maximizar el uso del big data y saber interpretarlo. Para facilitar esta tarea, existen en el mercado numerosos desarrollos específicos para el sector, como los motores de reserva (que normalmente no se utilizan para acumular datos, ya que se extraen directamente del PMS), el software de customer relationship management (CRM) y los channel managers, que distribuyen el inventario y los precios en los diferentes canales de venta, como Booking y Expedia, mediante una única cuota compartida entre todos los canales. Además de estos, hay una amplia gama de APIs proporcionadas por empresas tecnológicas, fintechs y startups de diversos tipos, que ayudan a optimizar la operativa diaria y la toma de decisiones en el sector hotelero.
Todos estos softwares utilizan el big data para proporcionar información, y algunos incluso ofrecen herramientas de análisis. Sin embargo, debido a que están diseñados para tipos específicos de información, puede resultar difícil obtener una visión global que incluya datos de todas estas fuentes y realizar un análisis completo, ya que las herramientas analíticas disponibles suelen limitarse a los datos que ellas mismas generan.
Aunque todos estos programas son útiles, su uso sin un enfoque analítico puede llevar a la organización a perder la oportunidad de obtener una visión completa que permita tomar decisiones estratégicas acertadas. Por lo tanto, es importante buscar la herramienta perfecta que facilite un análisis global y permita extraer conclusiones basadas en datos seguros y confiables a partir de las plataformas existentes en la empresa.
¿Qué herramientas de Hotel Management existen?
La oferta de tecnología de gestión de hoteles disponible en la actualidad es abrumadora y puede llevar a la confusión y a la frustración si no se tienen unos cuantos conceptos claros a la hora de decantarse por un programa u otro. Debemos cerciorarnos de qué nos ofrece cada herramienta y qué vamos a conseguir gracias a ella. Es indudable que, con la ayuda de software específico capaz de generar informes y análisis personalizados, las empresas hoteleras pueden ver mejorar sensiblemente sus números. Gracias al control de los resultados y un análisis constante de los números podemos llegar a alcanzar los resultados esperados.
Todos estos softwares ofrecen información a partir del big data. Además, algunos incluso ofrecen herramientas para analizar la información que generan. Sin embargo, como estos softwares son muy específicos para cada tipo de información, es difícil conseguir una visión global que incluya información de todos ellos para realizar un análisis general, ya que las herramientas analíticas que ofrecen solo analizan la información que ellos mismos generan.
Aunque todos estos programas son de gran utilidad, su uso sin un objetivo analítico puede llevar a la organización a perder la oportunidad de tener una visión completa que le permita tomar buenas decisiones estratégicas. Por eso es importante tratar de contar con la herramienta perfecta que permita realizar un análisis global y extraer conclusiones basadas en datos seguros y fiables a partir de las plataformas ya existentes en la empresa.
Por qué los sistemas de revenue management o los PMS no son softwares completos
Hoy en día es sobradamente conocido el éxito que aporta el revenue management a las empresas de alojamiento turístico. Todo el mundo los usa, aunque pocos saben realmente de qué se trata. Aun así, todos presumen de montárselo a su manera.
“Nosotros hemos comprado un software súper moderno de una startup de éxito que prácticamente nos lo da todo hecho”, dicen algunos. En el mercado encontramos múltiples ofertas de software de revenue management, que se basa en una serie de algoritmos que ofrecen conocimiento sobre la demanda que tendrá el producto y, si la competencia marcada es la correcta y la persona que interpreta los datos sabe hacerlo, nos permitirá tomar decisiones tarifarias a futuro.
Estos softwares de revenue management disponen de varias versiones y precios según los bloques que se quieran contratar. Casi todos ofrecen las mismas opciones:
- Comparador de precios: permite configurar un set competitivo para conocer los precios de la competencia, fecha por fecha y por tipos de habitaciones disponibles.
- Control de la reputación online: almacena todos los comentarios de los clientes en un mismo lugar y ofrece esquemas y gráficos con la evolución por períodos y por portales de opinión. A veces, incluso ofrecen la información por departamentos.
- Control de paridad: a veces los softwares incluyen esta opción, que busca el producto en todos los canales de venta e informa con notificaciones si algún canal está ofreciendo precios más económicos que nuestra web.
- Calendario o fechas calientes: tiene en cuenta las actividades y eventos del destino para saber qué días podríamos ofrecen nuestro producto a un precio más alto y venderlo.
Todas estas herramientas son muy útiles si se saben interpretar bien los datos. La información que ofrece un revenue manager puede servir para tomar decisiones tarifarias y plantear tácticas de precios para la venta de nuestros productos a futuro. Pero ¿qué hacemos pasado este momento?
La mayor parte de los hoteleros independientes, a final de temporada o de año se sientan, calculan la facturación total, pagan las facturas pendientes y se reparten los resultados. Pero ¿saben de dónde salen esos resultados? ¿Tienen la información clara y segregada para analizar la facturación de aquel año y poder tomar decisiones estratégicas para el año siguiente?
Cuando hacemos inversión en marketing online nos obsesionamos en saber cómo calcular el retorno de la inversión, hablamos con especialistas y buscamos información para comparar métodos de cálculo de retorno de la inversión online. ¿Por qué cuando invertimos en softwares de revenue management no nos preocupamos también de calcular los resultados de esta inversión? Es simple, creemos que el resultado es el dinero que nos queda en el bolsillo a final de temporada una vez hemos pagado a nuestros colaboradores, pero no lo analizamos.
Los softwares de revenue management facilitan la toma de decisiones para establecer las tarifas basándose en algoritmos para conocer la situación de la demanda y de la competencia, pero pasada la fecha ya no nos sirven para analizar las decisiones tomadas, es decir que ya no podemos ver los resultados de estas decisiones.
Por eso es necesario tener en cuenta la producción por canales de distribución, conocer qué porcentajes de comisión soportamos por cada canal, saber cuánto nos cuesta vender las habitaciones por un canal u otro teniendo en cuenta el efecto escaparate que nos ofrece cada canal y lo que dice de nuestra marca. También es necesario conocer las ventas por segmentos de compradores, no solo por la nacionalidad de nuestros clientes, sino por tipologías según el motivo de su viaje, parejas, familias, viajes de negocios u ocio, grupos… Es imprescindible saber quién es nuestro cliente y, sobre todo, qué cliente es el más rentable, quién paga las habitaciones más caras y quién es el que consume más servicios extra a parte de la pernoctación. Tampoco podemos dejar de analizar las ventas por tipologías de habitaciones, cuál es la habitación que se vende más, cuál es la que se vende antes y cómo se venden según el perfil del cliente. Quizás tenemos productos que solo consume un tipo de cliente y no les estamos sacando el rendimiento suficiente, o los estamos vendiendo por los canales que rinden menos. Se debe tener en cuenta el método de compra del cliente; hoy en día los clientes disponen de muchas herramientas online para hacer comparaciones antes de reservar y escogen las formas de compra más rápidas y sencillas. ¿Sabemos por dónde entran las ventas? ¿Conocemos el porcentaje de reservas que entran por teléfono o las pernoctaciones vendidas a través de dispositivos móviles?
Todos estos factores no los analizan los softwares de revenue management, aunque son los análisis que necesitamos para saber si el trabajo que hemos realizado ha sido exitoso y nos puede permitir tomar decisiones estratégicas de cara al futuro, siempre para rentabilizar al máximo nuestras ventas. Si no, ¿para qué trabajamos?
Muchos dirán “nosotros tenemos un software PMS (Property Management System, por sus siglas en inglés), un programa de gestión interna del hotel donde constan todas estas variables y nos sirven para analizar todos estos factores”. ¿Seguro?
Hoy en día el mercado ofrece innumerables ofertas de softwares PMS y la mayoría presume de contar con un BI (Business Intelligence) muy desarrollado que facilita el trabajo de los directivos ofreciéndoles gráficos y analíticas sobre los principales KPI que muestran la evolución productiva y financiera del establecimiento. En principio es sencillo y a las cadenas hoteleras que cuentan con personal y recursos para establecer y configurar todos estos sistemas y funciones se puede establecer de alguna manera, pero ¿qué nos encontramos en hoteles independientes y con menos recursos económicos y humanos?
La gran mayoría de hoteles ni siquiera tienen configurada una segmentación de sus clientes. Muchos solo conocen su nacionalidad, ya que es un factor que están obligados a cumplimentar para enviar la información de los viajeros a las autoridades pertinentes. Pero ¿hemos configurado una segmentación según la motivación del viaje del cliente? ¿Están los recepcionistas añadiendo esta información al PMS una vez han hecho el check-in y saben a qué segmento pertenece el cliente? ¿Sabemos por qué canal han llegado las reservas introducidas? ¿Cuántos conectores tenemos configurados en el PMS? ¿Tenemos los canales bien nombrados? ¿O los tenemos duplicados y cada recepcionista lo asigna como quiere? ¿Diferenciamos las reservas directas recibidas por la web del hotel de las que hemos recibido por teléfono o correo electrónico? En muchos casos, cuando extraemos informes analíticos, los campos “sin segmento” o “sin agencia” son los que tienen un porcentaje más elevado. Eso significa que no sabemos quién son la mayor parte de nuestros clientes ni sabemos de dónde vienen la mayor parte de las reservas que tenemos.
Los PMS no ofrecen facilidades de software de revenue management, sino que ofrecen la exportación a Excel de parte de la información grabada en el sistema, lo cual nos da una gran cantidad de datos en informes numéricos que, en la mayor parte de los casos, no especifica los campos de los que saca la información. Entonces tenemos los informes, pero ¿sabemos interpretarlos? En caso de que sí, interpretarlos comporta una tarea farragosa de eliminar columnas que no nos sirven de nada, unifica celdas que segregan una misma información y generar gráficos suficientemente fieles a la información para poder extraer conclusiones.
Existen PMS muy modernos que presumen de ofrecer un BI muy desarrollado con gráficos y estadísticas a las páginas principales de trabajo para tener una idea clara de la evolución de las ventas, pero ni siquiera ofrecen datos comparativos de la producción del año anterior para las mismas fechas. ¿De verdad analizan los datos que nos interesan? Hay otros que son básicos, pero presumen de ser perfectos para la gestión de establecimientos pequeños “no pagues por funcionalidades de software que tu establecimiento no necesita”, pero a la hora de analizar no ofrecen ni los precios medios de las habitaciones vendidas. ¿Estamos llamando PMS a un programa que apunta reservas y emite facturas?
Un buen software de revenue management debe permitir analizar datos a fecha pasada, ofrecer estadísticas y resultados de los canales de venta, tipología de clientes, los precios con los que se han producido las habitaciones, antelación de las reservas por fecha, porcentaje de ocupaciones, porcentaje de anulaciones, ventas por tipo de producto, producciones de servicios extra que ofrece el establecimiento… Se deben poder analizar estos datos por separado y entrelazados entre si para conocer de dónde vienen los ingresos y poder maximizarlos, a la vez que podemos saber cuáles son los canales o clientes menos rentables y que no nos interesan. Sabremos cuáles son las restricciones que nos podemos permitir poner a la venta, qué packs o servicios incluir en promociones y qué servicios o productos cuesta más vender y así poder analizarlos para optimizar los ingresos.
Un software de revenue management no debe servir solo para investigar los precios de la competencia, conocer la demanda y saber nuestra paridad de precios online, sino que nos debe ayudar a comprender los resultados, saber si las decisiones tomadas han sido las correctas y nos debe permitir mejorar nuestra estrategia y las tácticas a aplicar para temporadas futuras.
¿Cómo elegir el PMS adecuado para tu hotel?
Seleccionar el software de gestión hotelera adecuado para una cadena hotelera o un hotel es un proceso complejo que implica considerar diversos factores.
Durante este proceso, surgen numerosas preguntas que no tienen respuestas sencillas:
¿El software se adaptará a las necesidades específicas de mi establecimiento o cadena? Una vez contratado y en uso, ¿tendré que pagar por actualizaciones, aplicaciones o características adicionales que inicialmente se suponía que ya estaban incluidas? ¿Me quedaré sin ayuda cuando surjan problemas o dificultades? ¿Quiénes lo utilizan y tienen opiniones favorables al respecto?
En la actualidad, el mercado ofrece una amplia variedad de softwares de gestión hotelera y se lanzan nuevos productos constantemente. Como gestores, nos enfrentamos a la abrumadora diversidad de opciones disponibles, lo que genera aún más dudas al momento de elegir el mejor software para nuestras necesidades.
¿Cómo podemos simplificar el proceso de selección del software de gestión hotelera (PMS)?
En primer lugar, es fundamental tener una comprensión clara de las necesidades de nuestro establecimiento y tenerlas bien definidas en todo momento. De lo contrario, al comparar diferentes proveedores, terminaremos agobiados y sin saber qué características ofrece cada software.
En relación a las necesidades específicas del establecimiento, es necesario realizar un análisis por departamento. Es imprescindible que la gestión de reservas sea fácil e intuitiva. El software debe estar conectado de manera bidireccional con el motor de reservas y el channel manager, permitiendo una gestión automatizada de las reservas. Esto aliviará la carga de trabajo en recepción y reducirá los errores humanos gracias a la automatización. Además, es importante que cada reserva cuente con campos que permitan realizar análisis de ventas, como el canal de adquisición de la reserva o el segmento de cliente al que pertenece la estancia.
Además de recepción, también debemos considerar otros departamentos. Es crucial que el software incluya funcionalidades que faciliten el trabajo del departamento de pisos, como listados que muestren el estado de las habitaciones, las salidas, los clientes y las solicitudes especiales. El personal de limpieza debe poder marcar las habitaciones como limpias en el sistema sin necesidad de comunicarse con recepción.
En cuanto al mantenimiento, es importante que el software ofrezca facilidades como la capacidad de bloquear habitaciones debido a acuerdos especiales, así como la opción de que recepción pueda generar informes de averías vinculados a habitaciones específicas, con descripciones detalladas. El departamento de mantenimiento debería poder marcar las averías como solucionadas, lo que permitiría hacer un seguimiento de la rapidez de las soluciones y extraer estadísticas para controlar la calidad de los servicios y la resolución de problemas.
Si el establecimiento cuenta con un bar o restaurante, es fundamental que la herramienta permita a los camareros cargar los pedidos a las cuentas de las habitaciones o facilitar la comunicación entre el restaurante y la cocina. Por ejemplo, el camarero debería poder enviar los pedidos a la cocina (incluso divididos en diferentes partidas) mediante un dispositivo móvil al tomar nota del cliente. Además, el software podría ofrecer funciones de control de stock o gestión de almacén, lo que permitiría registrar las compras y tener un control más exhaustivo de los gastos de producción.
¿PMS on-premise o en la nube?
Al elegir un programa de gestión hotelera (PMS), otro factor importante a considerar es si deseamos que el programa se encuentre en la nube o requiera un sistema de almacenamiento físico en el establecimiento. Si el hotel necesita que los cargos directivos tengan acceso a los datos en tiempo real desde cualquier parte del mundo, es fundamental que el PMS esté en la nube para asegurar que los datos estén actualizados y sean accesibles para todos los usuarios autorizados. En caso de que el programa se encuentre en un dispositivo físico, se puede configurar el envío de informes periódicos, pero estos datos serán estáticos y perderán veracidad si se consulta con demora debido a diferencias horarias o limitaciones de disponibilidad. Las estadísticas se verán afectadas por las entradas y cancelaciones de reservas, lo que comprometerá su precisión en comparación con los resultados obtenidos de los softwares basados en la nube.
Aspectos clave de un buen PMS Independientemente de si se trata de un hotel pequeño o grande, hay dos elementos fundamentales que debemos exigirle a un PMS: una base de datos de clientes y la capacidad de segmentar las reservas.
Por un lado, es esencial contar con un sistema CRM o una base de datos de clientes que permita llevar un control detallado de quiénes son los clientes, el idioma que hablan, los canales a través de los cuales realizan las reservas, el tipo de habitación que prefieren, el régimen alimenticio seleccionado, la duración promedio de la estadía, los gastos adicionales, entre otros datos relevantes. Este análisis tiene un propósito: poder identificar el perfil del cliente ideal y ofrecer un trato personalizado y adaptado a los clientes más leales, con el objetivo de fidelizar a aquellos que reservan a través de terceros y brindarles una experiencia aún más personalizada.
¿Qué hacemos? - Hotel Management Dashboards
La herramienta Hotel Management Dashboards fue concebida originalmente como un entorno que integraba un panel de control para satisfacer las necesidades de información de las diversas áreas funcionales de las cadenas hoteleras. Sin embargo, ha evolucionado para convertirse en un conjunto de servicios de información dentro de un único entorno.
El objetivo de esta solución es centralizar en un único entorno todos los fragmentados silos de información que la cadena hotelera tiene a su disposición, ya sean externos o internos, como BeOnPrice, PriceSeeker, entre otros.
La solución consta de varios módulos que aprovechan diferentes tipos de datos. Por un lado, se pueden utilizar los datos internos procedentes del PMS para mostrar información sobre ventas, compras, revenue management, finanzas, personal, entre otros. Por otro lado, se explotan los datos externos, que brindan información sobre la reputación, internet, tráfico aéreo, actividad económica, y más. Estos dos módulos nos ofrecen información descriptiva sobre la cadena y su entorno. A partir de aquí, pasamos a la analítica avanzada, que utiliza tanto los datos externos como los internos para ofrecer predicciones que nos permiten predecir la ocupación, optimizar las compras, y más. El último módulo nos permite ir un paso más allá y generar aplicaciones con las que podemos capturar datos de los que no disponemos actualmente, como el check-in en línea, llevar un control de la limpieza y desinfección, y más.
- Gestión de ingresos: Este módulo se encarga de analizar los datos históricos del hotel, interpretar tendencias y calcular pronósticos para optimizar la venta de las unidades hoteleras a través de los canales adecuados y con la máxima eficacia en términos de comisiones. Considera variables como precio, ocupación e ingresos, y permite enriquecer los datos con información relacionada con el clima, festividades, eventos, entre otros.
- Ventas: Esta herramienta ayuda a realizar un seguimiento más preciso del presupuesto y analizar las ventas (precio, ocupación e ingresos). Permite monitorear la evolución de las ventas, comparar con el año anterior y el presupuesto por hotel, segmentos de clientes, época del año y canal de distribución.
- Finanzas: Proporciona un seguimiento de los estados financieros a través de informes de pérdidas y ganancias, balances, flujos de efectivo, así como indicadores financieros y operativos para un análisis más exhaustivo de las finanzas operativas y estructurales.
- Compras: Este módulo permite realizar un seguimiento y control de las compras, costos y niveles de inventario para una mejor previsión de necesidades, eficiencia en costos y capacidad de negociación con proveedores. Es posible realizar análisis por hotel, proveedor o centro de costos.
- Recursos humanos: Proporciona seguimiento y análisis de los principales indicadores relacionados con el personal, como empleados por hotel, por habitación, por departamento, tipo de contrato, entre otros. También abarca costos salariales, rotación, absentismo y productividad.
- Gestión de la reputación: Este módulo se encarga de analizar la notoriedad y reputación de los hoteles en medios digitales. Incluye métricas como calificaciones globales por departamentos o áreas, calificaciones por hotel, evolución y comparativa con otros establecimientos.
- Marketing: Este módulo permite realizar una segmentación de clientes e incluye características como: visión general, análisis RFM (recencia, frecuencia, monetización) y comparativas, canal de adquisición y KPIs (indicadores clave de rendimiento).
Las características principales de Hotel Management Dashboards son:
Comprueba cómo funciona Hotel Management Dashboards en el siguiente vídeo:
Esta herramienta supera algunas de las dificultades que han surgido en los hoteles tras la pandemia. Por ejemplo, permite controlar los nuevos tiempos necesarios para la limpieza y desinfección, realizar un seguimiento de los procedimientos en línea, y más.
En el sector hotelero, el hecho de tener previsiones de demanda apropiadas es crucial para la rentabilidad.
Gracias al análisis de los datos del pasado y del presente referentes a ocupación y tarifas, el sector hotelero puede tener una previsión de la demanda y concretar qué estrategia o acciones seguir para vender las habitaciones libres al mejor precio o incrementar la ocupación.
No solo eso, además pueden concretar por qué canales de distribución tendrá más éxito venderlas y con menos comisiones gracias a la simulación de escenarios de negocio y al análisis predictivo.
Las funcionalidades aportadas por la solución de gestión hotelera de Bismart cubren desde los procesos para la obtención de los datos, hasta la realización de previsiones con algoritmos de análisis predictivo.
- Obtención de datos de fuentes propias y externas (ocupación, Average Price Rate (APR), RevPar, Pick-Ups, reputación, eventos, climatología, festividades, competencia…).
- Análisis de los datos (p. ex. comportamiento en períodos equivalentes del pasado).
- Forecasting (análisis predictivo de la previsión de la demanda).
- Simulación de escenarios (análisis what-if).
- Seguimiento de los resultados.
Asimismo, gracias al análisis what-if los hoteles pueden simular sus posibles estrategias (reducir tarifas, incrementar la disponibilidad de habitaciones individuales, incrementar el cupo de habitaciones a un canal determinado…) y evaluar los resultados que obtendrían para decidir cuál de ellas es la más adecuada.
Otras herramientas de gestión del turismo
Existen otras formas de analizar los datos que genera el turismo, como por ejemplo el análisis de multitudes. Crowd Management Center es un sistema de reconocimiento facial que permite analizar las aglomeraciones de personas para aliviarlas o para proponer itinerarios alternativos a los turistas.