Cuadros de mando

¿Qué es un cuadro de mando y para qué sirve?

Un cuadro de mando es una herramienta empresarial que se utiliza para visualizar métricas e indicadores de rendimiento de manera clara y comprensible. Su objetivo principal es proporcionar una visión global de una determinada área de actividad empresarial y ayudar a los líderes a tomar decisiones informadas.

Similar a una hoja de cálculo de Excel, un cuadro de mando recopila conjuntos de datos y los presenta visualmente en un solo lugar. Su estructura, presentación y elementos gráficos pueden variar según las necesidades de cada empresa, y pueden incluir tablas, gráficos, KPI (Indicadores Clave de Desempeño), indicadores de rendimiento, texto y otros elementos visuales.

Los cuadros de mando tienen como objetivo facilitar la comprensión de cualquier área del negocio para los responsables de la toma de decisiones, así como monitorear la actividad y seguir la evolución del negocio en general.

Un cuadro de mando o dashboard se puede utilizar para analizar y estudiar diferentes unidades de negocio o partes específicas de la actividad empresarial. Por lo tanto, es común que las organizaciones cuenten con múltiples cuadros de mando, como uno para cada departamento, uno para un segmento de clientes particular o incluso uno para analizar proyectos específicos.

¿Qué indicadores son relevantes en un cuadro de mando?

Un cuadro de mando puede incluir una variedad de indicadores, pero es importante seleccionar aquellos que sean relevantes para el análisis que se desea realizar. Por ejemplo, si se desea evaluar el rendimiento del departamento de ventas de una empresa, se pueden incluir indicadores como el número de nuevos clientes, las negociaciones en curso, las ventas cerradas, entre otros.

Por otro lado, si se pretende analizar el avance de un proyecto o una iniciativa específica, se pueden considerar métricas relacionadas con las horas trabajadas, la productividad, los resultados obtenidos y la rentabilidad en función de las horas invertidas, entre otros.

¿Quién utiliza cuadros de mando en una empresa?

El cuadro de mando es principalmente utilizado por los responsables de la toma de decisiones y el análisis de la productividad de un área de negocio en particular. Por lo tanto, puede ser utilizado tanto por el CEO de una empresa como por jefes de departamento, gerentes de proyecto, supervisores de área, entre otros. Sin embargo, también existen casos en los que otros empleados pueden utilizar cuadros de mando para hacer un seguimiento de su propio trabajo o analizar el rendimiento de proyectos específicos.

Por ejemplo, en el departamento de marketing, es común que todos los miembros del equipo utilicen el cuadro de mando para analizar el desempeño de sus iniciativas, monitorear campañas, y demás.

Cuadros de Mando: Conceptos

Descubre en mayor profundidad qué características debe tener un cuadro de mando y cómo se vincula a la estrategia corporativa en nuestro webinar "Cuadros de Mando: Aclarando conceptos".

¿Cuál es la diferencia entre un cuadro de mando y un informe?

Tanto los cuadros de mando como los informes son herramientas que facilitan la democratización de los datos al presentarlos de manera comprensible para que cualquier usuario pueda tomar decisiones informadas y profundizar en la actividad empresarial. Sin embargo, es importante destacar que un cuadro de mando no es lo mismo que un informe o report y que cumplen funciones diferentes.

Los cuadros de mando, también conocidos como dashboards, son herramientas de visualización que contienen la información más importante sobre un tema específico, generalmente relacionada con el rendimiento del negocio, un área de negocio o un departamento en particular. Su propósito es realizar un seguimiento del rendimiento y ayudar en la toma de decisiones empresariales.

En un cuadro de mando, la visión global es más relevante que los detalles. La información se presenta de manera concisa y clara en una sola pantalla, utilizando métricas, indicadores de rendimiento y KPIs (Key Performance Indicators), con el objetivo de orientar la toma de decisiones estratégicas relacionadas con el negocio.

Por otro lado, los informes pueden abordar asuntos de cualquier alcance y no necesariamente están relacionados con el rendimiento empresarial, aunque pueden incluirlo. Por ejemplo, un informe puede cuantificar y hacer un seguimiento del progreso de un proyecto específico que, una vez finalizado, ya no será relevante.

Los informes corporativos suelen constar de múltiples páginas o secciones con gráficos y tablas para representar la información. A diferencia de los cuadros de mando, los informes están más orientados al detalle y la precisión, con el objetivo de proporcionar una visión global basada en información detallada y bien estructurada.

Además, es común que los cuadros de mando generen más preguntas orientadas a optimizar aspectos del negocio que los informes. Una diferencia clave entre ellos es que los cuadros de mando tienden a ser dinámicos y perdurables, mientras que los informes suelen tener una fecha de caducidad y están vinculados a proyectos o temas de duración determinada.

En resumen:

• Los cuadros de mando son más completos, ya que integran en una sola pantalla la información más relevante de una o varias áreas de negocio, con el objetivo de monitorear y obtener conclusiones a partir de una visión global.
• Los reports se enfocan en un solo tema y lo tratan de manera más detallada y minuciosa, generalmente en múltiples páginas. Además, los informes implican una mayor granularidad que los cuadros de mando.

¿Cuándo utilizar un cuadro de mando?

La elección entre cuadros de mando y informes depende de las características y necesidades específicas de cada organización, basándose en su lógica de negocio. En general, los cuadros de mando se utilizan para representar gráficamente aspectos relacionados con la actividad empresarial en general que requieren un seguimiento continuo a lo largo del tiempo. Estas herramientas están diseñadas para el diagnóstico y son ideales para cuantificar el logro de objetivos empresariales y visualizar la evolución del rendimiento del negocio. Los cuadros de mando proporcionan información clave para asesorar a los directivos y gerentes en la toma de decisiones importantes. No te pierdas nuestros 12 consejos indispensables para crear un cuadro de mando.

¿Cuándo utilizar un informe?

Los informes se utilizan cuando se necesita realizar un análisis exhaustivo sobre un aspecto específico durante un período de tiempo definido. Son la herramienta adecuada para realizar un seguimiento detallado y profundo de un área temática en particular durante un período de tiempo limitado. En Bismart, como socio de Microsoft en Power BI, desarrollamos nuestros informes y cuadros de mando utilizando esta herramienta. Nuestro equipo de expertos en Power BI ha creado un libro electrónico que recopila las 21 mejores prácticas para crear informes en Power BI, basadas en su amplia experiencia.

Tipos de cuadros de mando

El diseño de un cuadro de mando es de vital importancia para su efectividad en la gestión empresarial. Sin embargo, para que cumpla con su propósito, es necesario adaptarlo adecuadamente. Un cuadro de mando debe ser diseñado teniendo en cuenta su audiencia y coherente con su propósito específico. Dependiendo de su función, destinatarios y el contexto que busca representar, se pueden identificar cuatro tipos de cuadros de mando: 

• Cuadro de mando integral
• Cuadro de mando para ejecutivos
• Cuadro de mando analítico
• Cuadro de mando operativo
• Cuadro de mando de marketing
• Cuadro de mando financiero
• Cuadro de mando de RRHH

1. Cuadro de mando integral (CMI)

Una de las aplicaciones más comunes de los cuadros de mando es la evaluación y seguimiento del desempeño empresarial. Las empresas utilizan los dashboards para visualizar de manera gráfica las métricas relacionadas con su actividad y supervisar su rendimiento a lo largo del tiempo.

En la década de 1990, el enfoque para comprender y evaluar el rendimiento empresarial experimentó un cambio significativo cuando Kaplan y Norton introdujeron el concepto del "Cuadro de Mando Integral (CMI)". Este enfoque transformó la forma en que se analiza el rendimiento empresarial al proporcionar una visión completa de la actividad, en contraste con la perspectiva limitada que se centraba únicamente en métricas financieras.

Hoy en día, la mayoría de las empresas utilizan la perspectiva del Cuadro de Mando Integral de Kaplan y Norton para monitorear su rendimiento, ya que analizan múltiples aspectos de su actividad. Sin embargo, aún persiste cierta confusión sobre qué es exactamente un CMI y, más aún, sobre cómo debe ser y por qué no cualquier dashboard puede considerarse un cuadro de mando integral.

Un Cuadro de Mando Integral (CMI) es una herramienta que se utiliza para representar y evaluar de manera integral la actividad empresarial. Su objetivo es traducir todos los aspectos que conforman la estrategia y misión de una organización en un conjunto de indicadores de rendimiento. Estos indicadores establecen un sistema de gestión y medición estratégica que permite a las empresas calibrar y dar seguimiento a las estrategias y acciones implementadas para mejorar su rendimiento.

Es importante destacar que un CMI no es simplemente cualquier cuadro de mando. Debe incluir todos los aspectos relacionados con el plan estratégico y de acción de una empresa, los cuales se representan a través de indicadores de rendimiento y KPIs (Key Performance Indicators). Desde la perspectiva del CMI, todos los indicadores de rendimiento deben estar vinculados a un objetivo empresarial que, a su vez, forma parte del plan estratégico y de acción de la organización.

El Cuadro de Mando Integral integra todos los elementos que conforman la estrategia empresarial y se utiliza para evaluar y ponderar la evolución del rendimiento empresarial, el resultado de las estrategias y acciones implementadas, y, en definitiva, para evaluar cómo avanza un negocio hacia el logro de sus objetivos.

Si deseas obtener más información sobre cómo crear un CMI, cómo definir los indicadores de rendimiento y KPIs, así como su cálculo, te invitamos a descargar nuestra "Guía para la evaluación del rendimiento empresarial y el plan de acción de una empresa".

Diferencias entre un Cuadro de Mando Integral y un Cuadro de Mando

Tanto el Cuadro de Mando Integral como el dashboard desempeñan funciones distintas en una organización. El Cuadro de Mando Integral es un sistema estructurado diseñado para ayudar a las empresas a optimizar su rendimiento empresarial y tomar decisiones que configuran su plan estratégico y de acción. Por lo tanto, es crucial que las empresas comprendan el enfoque estratégico del Cuadro de Mando Integral y lo implementen en concordancia con sus principios y su lógica de negocio.

Además de su uso y enfoque diferenciado, el diseño y contenido de un dashboard y un Cuadro de Mando Integral también presentan diferencias.

El Cuadro de Mando Integral visualiza los objetivos comerciales, los KPIs (indicadores clave de rendimiento) y los indicadores de rendimiento, y proporciona una representación completa del plan estratégico de la organización, a partir del cual se establece el plan de acción. Además, debe ayudar a los altos directivos a comunicar la estrategia empresarial.

Por otro lado, un dashboard visualiza indicadores relacionados con un aspecto específico de la actividad empresarial y sirve para hacer un seguimiento de los objetivos específicos del proyecto o iniciativa en cuestión.

En cuanto al diseño y contenido, el Cuadro de Mando Integral debe incluir:

• Un mapa estratégico que refleje todos los objetivos empresariales establecidos por la organización y su posterior transformación en indicadores de rendimiento y KPIs.
• Una matriz que contenga todos los objetivos estratégicos, KPIs e indicadores de rendimiento.
• Utilización de colores, alertas y otras medidas de evaluación que representen visualmente si el rendimiento y el cumplimiento de los objetivos empresariales se encuentran dentro de los parámetros aceptables por la empresa, y cómo evoluciona la actividad.

Por otro lado, el diseño y contenido de un dashboard puede variar ampliamente y dependerá del aspecto específico que se desea analizar. Sin embargo, la mayoría de los dashboards suelen incluir gráficos, tablas y otros elementos visuales que representan los objetivos operativos y los indicadores de rendimiento a corto y medio plazo del área en análisis.

En resumen, podríamos decir que un Cuadro de Mando Integral o dashboard nos muestra lo que estamos haciendo, mientras que un Cuadro de Mando Integral nos informa si lo estamos haciendo bien o no.

Características y beneficios de los indicadores de rendimiento

Los indicadores de rendimiento desempeñan un papel crucial en un cuadro de mando efectivo. Para que sean útiles, es fundamental que cumplan con ciertas características. Aquí se presentan las 5 características clave que deben tener los indicadores:

1. Accionables: Los indicadores deben permitir que todas las personas en la organización puedan influir en su resultado a través de su actividad. Deben ser herramientas prácticas que impulsen la toma de decisiones y la acción.

2. Cuantificables: La medición de los indicadores debe ser objetiva y observada de manera estadística. No deben depender de criterios subjetivos, asegurando así la objetividad en su evaluación.

3. Comprensibles: Los indicadores deben ser comprensibles para todos los miembros de la empresa. Es importante que estén al alcance de todos y se expresen en un lenguaje claro y accesible, especialmente los indicadores estratégicos.

4. Repetibles: Los indicadores deben ser repetibles y aplicables a lo largo del tiempo. Un indicador de rendimiento que solo se aplica en un mes o para un proyecto específico tiene un valor limitado. Deben ser utilizables de manera constante para evaluar el desempeño y tomar decisiones informadas.

5. Oportunos: La función primordial de un indicador de rendimiento es proporcionar información relevante sobre lo que se desea conocer. Deben ser capaces de brindar la información adecuada en el momento oportuno para respaldar la toma de decisiones.

Además, los indicadores de rendimiento ofrecen una serie de beneficios para las organizaciones:

• Apoyan los objetivos empresariales, la toma de decisiones y la implementación de acciones. Los indicadores permiten medir el progreso hacia los objetivos establecidos y proporcionan información clave para tomar decisiones estratégicas y acciones concretas.
• Fomentan un ambiente de aprendizaje, colaboración y mejora continua. Los indicadores ayudan a identificar áreas de mejora y errores potenciales. Al exponerlos en reuniones de trabajo o de dirección, se fomenta el debate y se impulsa un proceso de mejora constante.
• Fortalecen el trabajo en equipo y alinean los objetivos de la organización. Una definición adecuada de los indicadores garantiza que todos los miembros de la empresa estén alineados para lograr los objetivos estratégicos. Al alinear los indicadores con la estructura de la compañía, se fomenta el trabajo en equipo y se logra una mayor cohesión organizacional.
  
  

Consejos y buenas prácticas para los indicadores empresariales

La definición de indicadores de rendimiento es un paso estratégico crucial para cualquier empresa. A continuación, se presentan algunas recomendaciones y buenas prácticas para establecer indicadores efectivos:

1. Reflexionar sobre la utilidad de cada indicador: Es importante dedicar tiempo a reflexionar sobre la utilidad de cada indicador. Antes de elegir un indicador, debemos preguntarnos por qué lo necesitamos, si realmente nos ayudará a medir lo que queremos lograr y si es relevante para nuestros objetivos.

2. Limitar la cantidad de indicadores clave: Algunas empresas tienen una gran cantidad de indicadores, pero el exceso de información puede ser tan perjudicial como la falta de ella. Se recomienda establecer un máximo de dos indicadores clave por objetivo o área de negocio. Si se necesitan más indicadores, es importante considerar su relevancia en segundo plano.

3. Realizar un seguimiento y análisis de los indicadores: Una vez que se establecen los indicadores, es fundamental dedicar tiempo al seguimiento y análisis de los mismos. Para fomentar la mejora continua, es necesario analizar periódicamente los datos de los indicadores y utilizarlos como base para la toma de decisiones informadas.

4. Utilizar indicadores inductores: Los indicadores inductores son aquellos que predicen resultados futuros. Por ejemplo, si un indicador de ventas mensuales aparece en rojo en el cuadro de mando, no podemos cambiar el resultado del mes pasado. Sin embargo, los indicadores inductores permiten anticipar resultados futuros basados en indicadores previos y aplicando una lógica de causa y efecto. Esto nos brinda la oportunidad de corregir resultados adversos y evitar problemas antes de que ocurran.

En resumen, al establecer indicadores empresariales, es importante reflexionar sobre su utilidad, limitar su cantidad, realizar un seguimiento y análisis, y utilizar indicadores inductores. Estas prácticas contribuyen a la efectividad de los indicadores y al proceso de toma de decisiones para el crecimiento y el éxito de la empresa.

2. Cuadro de mando para ejecutivos

Un cuadro de mando para ejecutivos es un tipo de dashboard diseñado específicamente para los altos directivos de una empresa. Su objetivo principal es ayudar a los ejecutivos a tomar decisiones basadas en datos (data-driven decisions).

Por lo tanto, un cuadro de mando para ejecutivos es un dashboard que proporciona información altamente relevante sobre el estado de la empresa y debe ser capaz de presentar la realidad empresarial en una sola página, permitiendo a los ejecutivos llegar a conclusiones y tomar decisiones de manera rápida pero exhaustiva.

A diferencia de otros dashboards más especializados, este tipo de cuadro de mando cumple una función esencial de contar una historia. Por lo tanto, es importante presentar la información de manera comprensible para que el público objetivo no tenga que hacer un gran esfuerzo para entenderla.

Un cuadro de mando dirigido a ejecutivos debe ser altamente interpretativo y propiciar conclusiones en lugar de fomentar la exploración de datos.

Por supuesto, cualquier dashboard debe permitir la posibilidad de investigar y explorar la información en mayor detalle (drill-down), incluyendo acceso directo a las fuentes de datos para su consulta si es necesario. Sin embargo, mientras que la exploración de datos puede ser más frecuente en otros tipos de dashboards, un cuadro de mando para ejecutivos debe fomentar todo lo contrario. Es decir, presentar los datos de manera que sean fácilmente interpretables sin la necesidad de profundizar en ellos. No obstante, si se requiere una exploración más detallada, la usabilidad del cuadro de mando debe ser adecuada para que los usuarios con poca experiencia técnica puedan analizar los datos de manera fácil, rápida e intuitiva.

Además, es crucial que el cuadro de mando para ejecutivos incorpore una narrativa adecuada que no dé lugar a interpretaciones diversas y, sobre todo, a confusiones o interpretaciones erróneas. En este sentido, la visualización de datos y la elección de elementos visuales en el cuadro de mando son de vital importancia. Los elementos visuales en un cuadro de mando para ejecutivos deben ser claros, estar debidamente etiquetados y poder explicarse por sí mismos. Un gráfico o visual con múltiples dimensiones, una gran cantidad de variables y datos será poco efectivo.

En resumen, si este tipo de cuadro de mando se presenta ante una sala con 8 ejecutivos, todos deberían llegar a las mismas conclusiones y entender la misma historia. De lo contrario, el dashboard no estaría cumpliendo su función.

Cómo crear un Cuadro de Mando para Ejecutivos

Cuando se trata de diseñar un cuadro de mando para ejecutivos, hay varios pasos clave que se deben seguir. A continuación, se presentan las mejores prácticas para crear un informe en Power BI, una herramienta ampliamente utilizada en business intelligence.

1. Definir el objetivo principal y los objetivos específicos del cuadro de mando

Antes de comenzar a diseñar el cuadro de mando, es fundamental dedicar tiempo a determinar qué se desea mostrar, cuál es el objetivo principal en relación con los objetivos empresariales y cómo organizar los datos para que el mensaje llegue claramente a los ejecutivos. Este paso es especialmente importante en este tipo de cuadro de mando, ya que no solo se trata de elegir qué información mostrar, sino también qué información destacar y cómo ordenarla, justificando las razones detrás de la selección.

2. Seleccionar las métricas e indicadores clave de rendimiento (KPI) apropiados

En un cuadro de mando para ejecutivos, los datos y la información se presentan generalmente como indicadores de rendimiento y KPI relacionados con el rendimiento empresarial. Es crucial elegir los datos y la información adecuados para incluir en el cuadro de mando, así como seleccionar las métricas e indicadores de rendimiento apropiados. Si no se eligen correctamente o se aplican de manera incorrecta, el cuadro de mando carecerá de sentido y no cumplirá su propósito.

3. Utilizar elementos visuales adecuados

Una vez que se haya decidido qué información mostrar y qué métricas e indicadores utilizar, es importante determinar cómo representar visualmente la información para que sea comprensible y efectiva. En un cuadro de mando para ejecutivos, es fundamental seleccionar elementos visuales claros, fáciles de entender, visualmente atractivos, interactivos y simples. Existen varias opciones de elementos visuales disponibles en Power BI, y es recomendable elegir aquellos que se ajusten mejor a las necesidades del cuadro de mando.

4. Verificar que la historia que se cuenta sea la correcta

A medida que el cuadro de mando va tomando forma, es recomendable hacer una pausa y evaluar si cumple con los objetivos establecidos al inicio. Pulir la narrativa del cuadro de mando es esencial, y herramientas como Power BI facilitan la creación de historias basadas en datos. Si se considera que el mensaje del cuadro de mando no es el adecuado, no es comprensible o la información es demasiado extensa o compleja para que los directores puedan analizarla y tomar decisiones rápidas, es necesario retroceder y replantear el contenido y el diseño del cuadro de mando.

5. Priorizar la usabilidad y la experiencia del usuario

La usabilidad y la experiencia del usuario son elementos clave en cualquier cuadro de mando, pero adquieren una mayor importancia en este tipo de dashboard. Los ejecutivos y altos directivos suelen tener un perfil no técnico, por lo que la navegación por las pantallas, los elementos visuales y los datos puede resultarles más difícil en comparación con otros roles. Por lo tanto, es fundamental cuidar la usabilidad y la experiencia del usuario, y elegir una plataforma de creación de cuadros de mando como Power BI, que fomente estas características.

6. Validar la información con empleados que no tengan un perfil técnico

Antes de presentar o implementar el cuadro de mando, es recomendable validar la información con empleados que tengan poca experiencia técnica. Estas personas, al no estar familiarizadas con el tema, la información y el propósito del cuadro de mando, podrán brindar una perspectiva objetiva y asegurarse de que el cuadro de mando refleje la historia que se desea contar.

Al seguir estas mejores prácticas, se podrá crear un cuadro de mando efectivo y orientado a los ejecutivos, que les brinde la información necesaria para tomar decisiones basadas en datos de manera rápida y precisa.

3. Cuadro de mando analítico 

Un cuadro de mando analítico es una herramienta poderosa diseñada para estimular el análisis de datos. Si bien está dirigido principalmente a analistas y científicos de datos, también puede ser utilizado por mandos intermedios, especialmente directores de departamento, que necesitan tomar decisiones y evaluar el rendimiento de sus áreas de negocio.

A diferencia de los cuadros de mando para ejecutivos, los cuadros de mando analíticos suelen contener una gran cantidad de información y conjuntos de datos extensos. Su estructura es más compleja y menos intuitiva en comparación con otros tipos de cuadros de mando.

Lo que distingue principalmente a un cuadro de mando analítico es su enfoque en el análisis de datos históricos. La comparación y el contraste de datos entre múltiples variables son aspectos cruciales en la ciencia y análisis de datos. El objetivo de un cuadro de mando analítico es proporcionar toda la información necesaria para que las personas adecuadas puedan identificar tendencias, realizar comparativas, manipular variables y dimensiones, y hacer predicciones.

Los usuarios de un cuadro de mando analítico deben tener la capacidad de comparar datos a lo largo del tiempo para verificar, por ejemplo, si las fluctuaciones en el rendimiento están relacionadas con acciones corporativas o con otras fuerzas externas, como el contexto socioeconómico o la estacionalidad. Por lo tanto, el uso de datos históricos es fundamental en este tipo de cuadros de mando. No solo ayudan a comprender el presente y descubrir las razones detrás de la evolución del rendimiento, sino que también son esenciales para la previsión y la capacidad de hacer predicciones futuras.

Dado que los cuadros de mando analíticos incorporan grandes conjuntos de datos históricos y una cantidad considerable de información, la visualización de datos juega un papel crucial. A diferencia de los cuadros de mando para ejecutivos, donde los elementos visuales ayudan a los altos cargos a tomar decisiones rápidas sin tener que consultar los datos directamente, en los cuadros de mando analíticos, los elementos visuales se utilizan para representar de manera visual y clara grandes cantidades de datos que se pueden consultar, combinar y explorar en mayor profundidad.

La exploración y la interacción son requisitos fundamentales en cualquier cuadro de mando analítico. Los usuarios deben poder interactuar con los datos y los elementos visuales, realizar exploraciones y análisis. Por lo tanto, elementos como tablas dinámicas, filtros interactivos y desgloses son muy útiles en este tipo de cuadros de mando.

Dado que los cuadros de mando analíticos son herramientas más complejas que otros tipos de dashboards, requieren un nivel de comprensión y conocimiento en áreas de datos, estadísticas y análisis que es posible que el trabajador promedio de una empresa no posea. Los datos en un cuadro de mando analítico suelen ser complejos, al igual que los análisis para los que se han diseñado. Por lo tanto, es recomendable restringir el acceso a este tipo de cuadros de mando a perfiles más analíticos y científicos dentro de la empresa, mediante la asignación de permisos de usuario. De esta manera, garantizamos que solo los usuarios adecuados puedan acceder y trabajar en ese cuadro de mando.

4. Cuadro de mando operativo u operacional

Un cuadro de mando operativo u operacional (CMO) es un tipo de dashboard empresarial diseñado para monitorear el desempeño de las operaciones y áreas específicas de un negocio. Su función principal es realizar un seguimiento y evaluar el rendimiento y la ejecución de los procesos y actividades en curso.

Por lo tanto, los datos incluidos en un cuadro de mando operativo son principalmente datos operacionales. Este tipo de dashboard incorpora indicadores de rendimiento y KPI operacionales relacionados con el desempeño de los procesos y actividades de una determinada área de negocio de una corporación. Desempeña un papel vital en cualquier organización al hacer un seguimiento de un área funcional específica y de las diversas operaciones en curso relacionadas con esa área.

A diferencia de otros tipos de cuadros de mando, el cuadro de mando operativo se centra en proporcionar una visión de la realidad a corto y medio plazo, ya que es una herramienta de apoyo para la toma de decisiones urgentes. Sin embargo, al igual que la mayoría de los dashboards, los datos históricos también desempeñan un papel importante en este tipo de cuadro de mando, ya que la comparación entre períodos temporales es relevante para la toma de decisiones. En el caso del cuadro de mando operativo, las comparaciones suelen realizarse a nivel mensual, trimestral o cuatrimestral, sin abarcar períodos más largos.

Además de ser la herramienta principal para revisar el progreso y el funcionamiento de las áreas de negocio, el cuadro de mando operativo resulta crucial para identificar errores o áreas de mejora, y anticiparse a posibles problemas relacionados con las operaciones y los procesos en curso.

Sin embargo, al diseñar un buen cuadro de mando operativo, es importante tener en cuenta sus limitaciones y respetarlas. Aunque este tipo de dashboard explora las diversas operaciones empresariales, proporciona una visión limitada de la actividad empresarial y no debe confundirse con un cuadro de mando integral, ya que no es un instrumento de gestión estratégica global, sino que se enfoca en áreas de negocio específicas y en un período de tiempo más acotado en comparación con un Cuadro de Mando Integral (CMI).

¿Cómo crear un cuadro de mando operativo (CMO) en 5 pasos?

El proceso de diseño de un cuadro de mando operativo (CMO) sigue cinco pasos clave que te ayudarán a crear un dashboard efectivo y centrado en las operaciones empresariales. Veamos cómo puedes llevar a cabo este proceso:

1. Definir el propósito y los objetivos: Al igual que con cualquier dashboard, es fundamental comenzar definiendo el propósito del cuadro de mando y identificar los objetivos de negocio que deseas representar. Transforma estos objetivos en indicadores de rendimiento claros y medibles.

2. Establecer los KPI e indicadores de rendimiento: Una vez que tienes claros los objetivos que deseas medir, es hora de definir los KPI e indicadores de rendimiento que te ayudarán a evaluar el progreso hacia esos objetivos a lo largo del tiempo. Estos indicadores deben ser relevantes y proporcionar información valiosa sobre el desempeño de las operaciones y procesos específicos.

3. Identificar y recopilar los datos necesarios: Los datos son la base de cualquier cuadro de mando. Asegúrate de identificar los datos necesarios para medir los KPI e indicadores de rendimiento establecidos. Si los datos ya están disponibles, verifica que estén en un formato compatible y listos para su análisis. En caso contrario, recopila los datos requeridos. Si los datos provienen de diferentes fuentes con formatos diferentes, deberás realizar un proceso de integración de datos para que sean coherentes y comparables.

4. Utilizar una herramienta de inteligencia empresarial (BI): Para crear un cuadro de mando operativo, necesitarás una herramienta de inteligencia empresarial (BI) que te permita convertir los datos en información y el conocimiento. Puedes utilizar herramientas como Power BI, que proporcionan capacidades de visualización y análisis de datos poderosas.

5. Diseñar la visualización de datos: Una vez que los datos se han integrado en el cuadro de mando, es el momento de trabajar en la estructura y el diseño del dashboard. La visualización de datos desempeña un papel crucial en la efectividad del cuadro de mando. Si estás utilizando una herramienta como Power BI, elige los visuals adecuados que se ajusten a tus necesidades y ayuden a transmitir la información de manera clara y concisa.

Recuerda que un cuadro de mando operativo se centra en el seguimiento y la evaluación de las operaciones empresariales, por lo que es importante definir los objetivos, seleccionar los indicadores de rendimiento adecuados, recopilar y preparar los datos necesarios, utilizar una herramienta de BI y diseñar visualizaciones efectivas. Con estos pasos, podrás crear un cuadro de mando operativo que te brinde información valiosa para la toma de decisiones.

Ventajas y beneficios de un dashboard

Las ventajas y beneficios que aportan los cuadros de mando y dashboards son numerosas, entre las que destacamos las siguientes:

• Ofrecen información objetiva sobre el rendimiento de la empresa y ofrecen una base de conocimiento sólida sobre la cual tomar decisiones.
• La información objetiva de los cuadros de mando muestra áreas y puntos de mejora dentro de la empresa, de forma que la dirección puede hacer cambios según sea necesario.

Sin embargo, sin una solución tecnológica adecuada su implantación es tediosa y aporta muchos inconvenientes:

• Importantes esfuerzos cada mes para la elaboración manual de los informes.
• Alta probabilidad de error al realizar cálculos de forma manual (Excel).
• Discusiones en los comités por si el dato es correcto o no, si lo he obtenido de tal sitio u otro, o si se ha calculado de un modo u otro… En lugar de centrar los esfuerzos en analizar los resultados y tomar decisiones, las reuniones se centran en la interpretación de los datos.
• La información no está actualizada o disponible cuando se requiere.
• Se dispone de una foto estática (en la mayoría de caso mensual) sin posibilidad de análisis temporal.
• Informes muy estáticos, poco atractivos y con mínimas posibilidades de interacción o análisis.
• Obtener una visión global del negocio: El cuadro de mando integral proporciona una visión completa de la actividad empresarial y su evolución a lo largo del tiempo. Esto permite a los responsables de la toma de decisiones identificar información relevante, evaluar estrategias empresariales y comprender las razones detrás de los resultados.
• Estimular nuevas estrategias y oportunidades de negocio: El objetivo principal de un cuadro de mando es convertir datos y métricas en información fácilmente comprensible para impulsar la toma de decisiones. En este sentido, el cuadro de mando fomenta la generación de nuevas estrategias de negocio y la mejora de las existentes al identificar insights y tendencias significativas.
• Reducir riesgos: La información del cuadro de mando debe actualizarse constantemente, casi en tiempo real, para que los responsables de analizar áreas específicas del negocio puedan detectar posibles desafíos u obstáculos y abordarlos de manera oportuna, evitando así posibles riesgos.
• Mejorar la comunicación interna: En una empresa, es común que los responsables de los departamentos y los cargos directivos realicen reuniones periódicas para analizar el rendimiento de cada área de negocio. Contar con una herramienta poderosa de presentación y análisis como el cuadro de mando mejora la comunicación interna entre los diferentes departamentos y facilita el intercambio de información dentro de la organización.
• Mejorar la comunicación externa: Además, es común utilizar cuadros de mando en reuniones con colaboradores externos, socios e incluso clientes para presentar los indicadores más importantes de la empresa o métricas que refuercen la explicación de los puntos clave a tratar en la reunión. Esto mejora la comunicación con las partes interesadas externas y ayuda a transmitir información relevante de manera efectiva.
  
  

5. Cuadro de Mando de Marketing

Un Cuadro de Mando de Marketing (CMM) es una herramienta esencial para la gestión y análisis de las actividades de marketing en una empresa. Su objetivo es centralizar y visualizar datos relevantes, permitiendo a los equipos de marketing tomar decisiones informadas y estratégicas. El Cuadro de Mando de Martketing se enfoca en medir el rendimiento a través de indicadores clave (KPIs) como el retorno de la inversión (ROI), la tasa de conversión, el costo por adquisición (CPA), y la satisfacción del cliente. Además, facilita la identificación de tendencias, la evaluación de campañas en tiempo real y la optimización de recursos.

El proceso de creación de un Cuadro de Mando de Marketing incluye:

1. Definición de objetivos: Establecer metas claras y alineadas con la estrategia general de la empresa.
2. Selección de KPIs: Elegir los indicadores que mejor reflejen el rendimiento de las actividades de marketing.
3. Recolección de datos: Utilizar herramientas analíticas como Google Analytics, CRM y plataformas de redes sociales para obtener datos precisos.
4. Visualización de datos: Crear dashboards interactivos y personalizados que faciliten la interpretación de los datos.
5. Análisis y seguimiento: Monitorear continuamente los KPIs y ajustar las estrategias según los resultados obtenidos.

El cuadro de mando de marketing puede enfocarse en distintas áreas del marketing, como el marketing digital, el marketing de contenidos, o el marketing de redes sociales, adaptándose a las necesidades específicas de cada empresa. Al utilizar un CMM, las empresas pueden mejorar la eficiencia de sus campañas, incrementar el retorno de inversión y tomar decisiones basadas en datos concretos, lo que resulta en una ventaja competitiva en el mercado.

6. Cuadro de Mando Financiero

7. Cuadro de Mando de RRHH

El Cuadro de Mando de RRHH (Recursos Humanos) es una herramienta estratégica para monitorizar y analizar indicadores clave de rendimiento (KPIs) en la gestión del personal. Facilita la toma de decisiones informadas, mejora la eficiencia operativa y contribuye al desarrollo y bienestar de los empleados.

Permite obtener una visión integral del desempeño del departamento de RRHH a través de métricas como la tasa de retención de empleados, el tiempo de contratación, la satisfacción de los empleados y el coste por contratación. 

Pasos para crear un Cuadro de Mando de RRHH:

1. Definición de Objetivos: Establecer metas claras y específicas alineadas con la estrategia de la empresa.
2. Selección de KPIs: Elegir indicadores clave que reflejen el desempeño del departamento de RRHH.
3. Recolección de Datos: Usar herramientas como Power BI para recopilar y analizar datos precisos.
4. Visualización de Datos: Crear dashboards interactivos y personalizados que faciliten la interpretación de la información.
5. Monitoreo Continuo: Revisar y ajustar estrategias según los resultados obtenidos.

Componentes y Beneficios del Cuadro de Mando de RRHH:

1. Definición de Objetivos: Establecer metas claras y alineadas con la estrategia corporativa. Esto asegura que todos los esfuerzos del departamento de RRHH están direccionados hacia el cumplimiento de la misión y visión de la empresa.
2. Selección de KPIs: Elegir indicadores relevantes que reflejen aspectos críticos del desempeño de los RRHH. Entre los KPIs más comunes se encuentran la tasa de retención de empleados, el tiempo de contratación, la satisfacción de los empleados, la tasa de ausentismo y el coste por contratación.
3. Recolección y Análisis de Datos: Utilizar herramientas de software avanzadas como Power BI para recopilar datos precisos y actualizados. Estas herramientas permiten centralizar la información de diversas fuentes, facilitando un análisis exhaustivo y detallado.
4. Visualización de Datos: Crear dashboards interactivos y personalizados que presenten los datos de manera clara y accesible. Los dashboards ayudan a identificar rápidamente tendencias y patrones, permitiendo una mejor interpretación de la información.
5. Monitoreo y Ajuste Continuo: Realizar un seguimiento constante de los KPIs y ajustar las estrategias según los resultados obtenidos. Este monitoreo continuo asegura que las políticas y prácticas de RRHH se mantengan efectivas y alineadas con los objetivos estratégicos de la empresa.

Beneficios Clave del Cuadro de Mando de RRHH:

• Mejora en la Toma de Decisiones: Al proporcionar datos precisos y actualizados, el Cuadro de Mando de RRHH facilita la toma de decisiones informadas y basadas en evidencia. Los gestores pueden identificar áreas de mejora y oportunidades para optimizar los recursos humanos.
• Incremento en la Eficiencia Operativa: La centralización y automatización de la recopilación de datos reduce el tiempo y esfuerzo necesarios para el análisis, permitiendo que el personal de RRHH se enfoque en tareas estratégicas.
• Aumento de la Satisfacción y Retención de Empleados: Al monitorear factores que afectan el bienestar del personal, como la satisfacción y el clima laboral, las empresas pueden implementar acciones que mejoren la experiencia de los empleados, promoviendo su retención y desarrollo.

El Cuadro de Mando de RRHH no solo proporciona una visión clara del estado actual del capital humano de una empresa, sino que también facilita la identificación de tendencias y la implementación de mejoras continuas.

Con esta herramienta, los departamentos de RRHH pueden alinear mejor sus actividades con la estrategia general de la empresa, contribuyendo de manera significativa al logro de los objetivos organizacionales y al desarrollo sostenible del negocio.

Herramientas para crear cuadros de mando

La herramienta por excelencia para la creación de dashboards y reports de negocio es Microsoft Power BI. En Bismart, como gold partner preferente en España de Microsoft, trabajamos con Power BI, ya que es la herramienta que nos permite trabajar con mejor calidad y seguridad de los datos.

Descubre más sobre la red de partners de Microsoft

Power BI utiliza gráficos visuales para mostrar la información escondida en los datos. Hay muchas formas de representar datos y es una gran habilidad conocerlas y saber aplicarlas adecuadamente al contexto y necesidades de cada empresa. 

¿Cómo lograr implementar cuadros de mando con éxito?

Las organizaciones utilizan los cuadros de mando y dashboards como herramientas para realizar el seguimiento y análisis de sus indicadores y resultados. La implementación de un cuadro de mando o dashboard implica un proceso de mejora continua, en el cual se deben realizar cambios periódicos para adaptarse a las circunstancias actuales y ajustar los indicadores a los objetivos de la organización.

Es importante tener en cuenta que los cuadros de mando y dashboards requieren un período de adaptación para evaluar si su diseño, usabilidad y análisis están alineados con la estrategia empresarial y las necesidades de los usuarios. Esto permitirá un diagnóstico adecuado de los resultados y facilitará la toma de decisiones.

Sin embargo, la implementación de estas soluciones tecnológicas plantea desafíos, como la gestión del tiempo, el conocimiento de la situación actual de la empresa, la participación de los altos ejecutivos, la definición de prioridades y objetivos estratégicos, y la identificación de variables críticas necesarias para el control de cada área funcional.

En primer lugar, es importante definir correctamente los indicadores de rendimiento y KPI que se mostrarán en el panel de control, asegurando una lectura coherente. Esto implica considerar aspectos como la finalidad de los indicadores, el método de cálculo y la fuente de los datos. El número de indicadores debe ser adecuado, evitando tanto la falta como el exceso de información, ya que ambos pueden resultar problemáticos.

La disponibilidad y calidad de los datos necesarios para el cálculo de los indicadores son fundamentales para asegurar que la información esté siempre disponible, minimizar los esfuerzos requeridos para obtener los datos y garantizar su veracidad.

Además, los criterios de visualización de datos y la atención a la experiencia del usuario son esenciales para facilitar el uso y comprensión de la información en el panel de control. Se debe prestar especial cuidado a la presentación visual de los datos, asegurando una interfaz intuitiva y fácil de navegar.

En resumen, una implementación efectiva de un panel de control requiere una selección adecuada de indicadores, disponibilidad y calidad de los datos, y una presentación visual cuidadosa que optimice la experiencia del usuario. Estos elementos contribuirán a que el panel de control sea una herramienta valiosa para la toma de decisiones informadas dentro de la organización.

Las repercusiones del ruido en la toma de decisiones empresariales

En un estudio realizado hace una década por investigadores de la Universidad de Princeton, se examinó el impacto de la calidad de la información en la toma de decisiones. Cuatro voluntarios y 19 ratas de laboratorio participaron en el estudio. Los resultados revelaron que los participantes no tuvieron dificultades para procesar información lógica y tomar decisiones óptimas. Sin embargo, cuando se introdujo "ruido" externo, como clics irrelevantes, los encuestados cometieron errores y se desviaron de la mejor opción.

Este fenómeno puede manifestarse en cualquier ámbito y demuestra la importancia de que los líderes empresariales estén siempre atentos a lo que ocurre en sus equipos, a todos los niveles de la organización, así como a los acontecimientos externos. El acceso a información y datos de calidad resulta fundamental para que los ejecutivos puedan desempeñar su labor con las mayores garantías. Sin embargo, el exceso de información puede generar ruido y dificultar la toma de decisiones basadas en datos.

Para tomar decisiones acertadas, las empresas, especialmente en los niveles directivos, necesitan disponer de información precisa, relevante y contextualizada. Los líderes deben contar con la capacidad y el acceso a tecnologías que les permitan filtrar el ruido y enfocarse en la información pertinente para alcanzar los objetivos establecidos. En este contexto, los paneles de control se convierten en una herramienta esencial para obtener datos claros y precisos, y así tomar decisiones más fundamentadas y efectivas.

A continuación, resumimos los elementos que pueden contribuir al éxito de la implementación de un cuadro de mando:

Enfoque top-down: Es importante abordar el proceso desde una perspectiva estratégica, comenzando por definir las líneas estratégicas y los objetivos, para luego concretar los datos necesarios que permitirán medir el grado de cumplimiento de dichos objetivos.

Participación del Equipo de Dirección: Contar con la implicación del equipo directivo en las etapas iniciales y finales del proyecto es fundamental. Esto asegura una correcta definición, revisión y validación de los resultados obtenidos.

Definición precisa de los indicadores: Es esencial establecer una clara definición de los indicadores para asegurar que se les dé una única interpretación. Aspectos como la finalidad, el método de cálculo y el origen de los datos ayudan a establecer metadatos adecuados para cada indicador.

Número adecuado de indicadores: Tanto la falta de información como el exceso de indicadores pueden representar problemas. Es necesario encontrar un equilibrio y seleccionar un número adecuado de indicadores que sean relevantes y brinden una visión completa de la situación.

Disponibilidad y calidad de los datos: Para garantizar el éxito del cuadro de mando, es fundamental contar con datos disponibles y de calidad para el cálculo de los indicadores. Esto implica asegurar que la información esté siempre disponible, minimizar los esfuerzos requeridos para obtener los datos y verificar su veracidad.

Herramientas orientadas al usuario: Es importante utilizar herramientas que sean intuitivas y fáciles de usar para los usuarios. Deben facilitar la comprensión de los resultados de forma visual e interactiva, destacando los hallazgos más relevantes en informes predefinidos. Además, se debe permitir la generación de informes ad-hoc para un mejor análisis y diagnóstico de los resultados.

Más allá de lo ya mencionado, los expertos en reporting de Bismart, consideran que la implementación exitosa de un cuadro de mando depende de 10 factores clave: 

1. Calidad de los datos: Antes de implementar un cuadro de mando, es esencial considerar que su efectividad depende de la calidad de los datos utilizados. Para asegurar que el cuadro de mando cumpla con los objetivos establecidos, es fundamental contar con datos de calidad. La toma de decisiones acertadas se basa en la calidad de los datos, y lo mismo ocurre con los resultados obtenidos a través del cuadro de mando.

2. Definición precisa de los indicadores: Una vez garantizada la disponibilidad y calidad de los datos, es crucial definir correctamente los indicadores de rendimiento que se utilizarán en el cuadro de mando. La definición y establecimiento de indicadores de rendimiento y KPIs son pasos decisivos y complejos en la estrategia de inteligencia empresarial y seguimiento de la actividad. Estos indicadores están estrechamente ligados a los objetivos comerciales de la empresa, por lo que su correcta definición asegurará un seguimiento adecuado.

3. Cantidad de indicadores de rendimiento: Además del contenido de los indicadores, es importante tener cuidado con la cantidad de indicadores utilizados. Un cuadro de mando con demasiados indicadores puede dificultar la comprensión del progreso de la actividad, mientras que un dashboard con pocos indicadores puede ofrecer una visión limitada del cumplimiento de los objetivos. Es fundamental encontrar el equilibrio adecuado y seleccionar la cantidad adecuada de indicadores según las necesidades específicas.

4. Aproximación top-down para la lectura del cuadro de mando: Es esencial construir el cuadro de mando siguiendo una aproximación top-down, mostrando en primer plano los indicadores de rendimiento más importantes y luego los más específicos. Esta aproximación permite visualizar la actividad desde una perspectiva estratégica y permite la exploración en profundidad para que los usuarios puedan analizar los datos desde diferentes niveles de detalle.

5. Selección del tipo de cuadro de mando: Cada organización puede contar con diferentes tipos de cuadros de mando, ya que no todos sirven para lo mismo. Existen diversos tipos, como el cuadro de mando integral (CMI), el cuadro de mando para ejecutivos, el cuadro de mando analítico y el cuadro de mando operativo (CMO). El diseño y contenido del cuadro de mando dependerán de lo que se desee monitorear y de su propósito específico.

6. Participación de los altos cargos: La implicación del equipo de dirección y los altos cargos estratégicos en las etapas iniciales y finales del proyecto de implementación del cuadro de mando es fundamental. El cuadro de mando refleja la estrategia empresarial, por lo que es necesario que el equipo directivo revise y valide los objetivos comerciales, la definición de los indicadores y la aproximación general del cuadro de mando. Además, en las etapas finales del proyecto, los altos cargos deben confirmar que el cuadro de mando cumple los objetivos establecidos, está bien construido, ofrece una lectura adecuada y tiene un diseño y usabilidad adecuados.

7. Formación del equipo y usuarios finales: Un cuadro de mando es una herramienta interactiva que requiere la participación de los usuarios finales. Por lo tanto, es importante proporcionar una formación específica a los usuarios para que puedan interactuar con el cuadro de mando, comprender los datos y extraer conclusiones. La formación debe abarcar tanto los aspectos técnicos del cuadro de mando como la capacidad de comprensión de los indicadores de rendimiento y su aplicación en la toma de decisiones.

8. Usabilidad del cuadro de mando: La usabilidad desempeña un papel fundamental en la capacidad de los usuarios para trabajar con el cuadro de mando. Los usuarios finales suelen tener pocos conocimientos técnicos, por lo que es imprescindible que el cuadro de mando sea fácil de usar y se ajuste al nivel de conocimiento de los usuarios.

9. Interoperabilidad de las plataformas corporativas: Un cuadro de mando forma parte de un flujo de datos que abarca desde la recopilación de datos hasta la toma de decisiones basadas en datos. Para que el proyecto funcione correctamente, es fundamental garantizar la interoperabilidad del cuadro de mando con otras plataformas y sistemas corporativos.

10. Actualización en tiempo real del cuadro de mando: Un cuadro de mando no debe ser estático, ya que está relacionado con la actividad y la estrategia empresarial, que cambian constantemente. Por lo tanto, es importante elegir un cuadro de mando que permita la actualización en tiempo real de los datos, los indicadores de rendimiento e incluso el diseño cuando sea necesario. Además, es recomendable que el cuadro de mando pueda establecer alertas que notifiquen cualquier anomalía en la actividad.

¿Cómo crear cuadros de mando con Power BI?

La creación de un dashboard o cuadro de mando en Power BI es una tarea común pero puede resultar desafiante para aquellos que no están familiarizados con la plataforma. A continuación, te presento una versión modificada y original del texto:

"Si estás buscando crear un dashboard en Power BI de forma sencilla, aquí te brindaremos los pasos clave para lograrlo. Una de las grandes ventajas de Power BI es que permite a los usuarios generar cuadros de mando a partir de conjuntos de datos, lo cual resulta fundamental para que las empresas puedan realizar un seguimiento de su actividad empresarial y tomar decisiones basadas en datos concretos (data-driven decisions).

En el ámbito empresarial, la creación de cuadros de mando se ha vuelto una práctica habitual. Por eso, Power BI ofrece la opción de crear temas que permiten a los analistas y científicos de datos aplicar un diseño consistente en múltiples cuadros de mando, evitando así tener que construir cada dashboard desde cero. Además, se pueden adaptar los cuadros de mando a la imagen corporativa de la empresa.

¿Estás listo para aprovechar Power BI y convertir tus datos en historias impactantes? Descarga nuestro e-book y descubre cómo crear tu primer Power BI Dashboard en tan solo 5 pasos sencillos.